Il émerge dans beaucoup d’articles de blogs dédiés à l’efficacité et la productivité des tonnes de bonnes idées. Appliquez tous ces conseils et vous vous retrouverez avec un agenda optimisé, une liste de tâches hiérarchisées disponible depuis votre smartphone dernier cri. Vous ferez du sport chaque jour, dormirez 8h par nuit, profiterez de votre famille, écrirez un livre et monterez votre boîte tout en étant salarié. Bien sûr, vous ferez tout ça sans jamais faire de multi-tasking… sur le papier, c’est parfait.
Pourtant, malgré tous nos efforts, ça ne fonctionne pas. La cause ? Nous perdons un temps fou dans nos échanges professionnels. Alors, comment communiquer avec ses collègues de travail pour rester efficace ?
Voici 6 conseils rarement évoqués pour gagner en efficacité dans nos relations avec les autres
Etre honnête
C’est la base, le premier à appliquer. Soyez honnêtes avec vos collègues, vos collaborateurs et vos responsables ; vous gagnerez un temps fou. Vous n’avez pas le temps ? Dîtes-le. Ce que l’on vous demande n’est pas votre priorité ? Dîtes-le.
Pour avancer, vous avez sûrement un objectif précis, consacrez votre temps à avancer dans cette direction. Tout le reste n’est que distraction. Certaines tâches annexes doivent malheureusement être faîtes par vous alors déléguez ou refusez toutes celles qui peuvent l’être. Cela sera forcément compris si vous l’expliquez avec honnêteté et tact.
Rester focaliser sur les objectifs
Rien n’est plus dangereux qu’une discussion à bâton rompu. Une discussion avec un collègue doit avoir une cause et un but. Naturellement, au fil d’un dialogue, nous avons tous tendances à partir dans des sphères plus grandes pour en arriver sans s’en rendre compte à refaire le monde. Du dialogue naît de bonnes idées alors notez-les (dans votre tête, sur un papier ou sur Evernote) et recentrez le débat sur l’objet de la discussion.
Mesurer les réunions “machine à café”
Dans toutes les entreprises, il existe un lieu informel où tout se passe. Ce peut être la machine à café, le coin fumeur, un baby-foot… Ne négligez pas ce lieu où tout se décide, de la couleur du papier toilette au virage stratégique de l’entreprise. Détendez-vous quelques instants avec vos collègues mais ne vous y attardez pas, ce qui se dit tourne très vite en rond même si c’est souvent plaisant.
Ecouter
Ecouter les autres, c’est apprendre, comprendre, découvrir de nouveaux possibles. S’écouter parler, c’est perdre son temps. Emmagasinez un maximum d’informations, d’idées, vous prendrez des décisions plus réfléchies. Échangez de manière concise, présentez vos idées telles qu’elles sont, sans en rajouter.
Ne jamais être la solution
Si à chaque fois que quelqu’un a un problème, il est sûr de trouver en vous la solution, il va y avoir la queue devant votre bureau. Oubliez alors vos projets car les problèmes des autres deviennent vos priorités. Ne résolvez pas les problèmes, aiguillez vers la solution via une question ou une autre personne. Ainsi, vous apprenez à vos collègues à régler seuls leurs difficultés.
Communiquer avec l’outil adapté
Pour ne pas crouler sous les mails ou les coups de fils, adaptez votre communication. Privilégiez les mails pour les sujets de fonds comme ça vous pouvez vous permettre de ne les lire qu’une ou deux fois par jour. Utilisez le téléphone pour les urgences.
Rendez accessible un maximum d’informations à vos collègues, responsables et collaborateurs. L’intérêt est qu’il vous sollicite le moins possible alors automatisez votre transfert d’informations !
Je suis convaincu que ces règles permettent d’être efficace dans nos relations sans en dégrader la qualité. L’efficacité passe par sa propre organisation mais aussi par sa faculté à interagir avec les autres et on l’oublie trop souvent.