Si la saisie et le traitement des notes de frais est laborieuse et chronophage, elle n’en est pas moins indispensable pour les salariés afin d'être remboursés de leurs dépenses comme pour l’entreprise qui doit suivre et maîtriser celles-ci. Pour les rendre moins fastidieuses, il existe un logiciel pour les notes de frais : Expensya, une véritable révolution sur le marché !
Le concept Expensya
Ce logiciel de notes de frais online créé en 2015 apporte une solution informatique complète dédiée au traitement de ces notes liées à la restauration, à l’hébergement ou aux déplacements du dirigeant de l’entreprise comme de ses collaborateurs.
Il permet une saisie simple et rapide de ces dépenses depuis un ordinateur ou son smartphone. Il est également possible de l’intégrer à un ERP dont toutes les fonctionnalités vous sont rappelées sur gataka.fr. Il sait ainsi s’adapter aux besoins des entreprises, petites ou grandes, et ne cesse d’innover pour toujours combler davantage leurs besoins.
Ses caractéristiques lui permettent de s’imposer comme le logiciel qui révolutionne les notes de frais !
Une saisie des factures simplifiée
Pour chacune de ses dépenses dans le cadre de son travail, vos collaborateurs ont la possibilité d’accéder au logiciel où qu’ils se trouvent et de saisir les informations comme la nature de la note, la date, le montant, le mode de paiement…
Mais, Expensya va encore plus loin dans cette simplification de la gestion des factures grâce à un « scan intelligent ». Avec celui-ci, vos collaborateurs ont juste à prendre en photo leur facture et le logiciel en extrait toutes les informations importantes.
Les notes de frais sont ainsi créées très rapidement et le manager reçoit une notification à chaque fois qu’il y en a une de créée. Il ne lui reste alors qu’à la valider pour que les collaborateurs soient remboursés. Cela réduit les délais de recouvrement. Pour le dirigeant, c’est aussi la possibilité de pouvoir suivre les dépenses d’une manière globale mais aussi de façon individuelle et de repérer plus facilement les éventuels abus grâce à l’établissement de statistiques notamment.
De plus, les calculs sont automatisés et les écritures comptables simplifiées grâce aux différents formats qui peuvent être utilisés (Excel, pdf…). Et, si vous utilisez un logiciel comptable, cette application s’y synchronise permettant ainsi de gagner du temps à tous les niveaux puisqu’aucune saisie manuelle n’est à faire.
Enfin, pour ce qui est des frais kilométriques, leur calcul est également simplifié. Il vous suffit d’indiquer le type de véhicule, sa puissance et le trajet effectué pour que l'application calcule l’indemnité en fonction des barèmes de l’entreprise ou de ceux de l’Urssaf.
Un archivage sécurisé
L’archivage numérique défini sur ce site, tend à remplacer l’archivage papier. Expensya vous accompagne dans cette transition avec une solution qui répond à toutes les normes en usage dans ce domaine. En cas de contrôle fiscal ou de l’Urssaf, une facture transférée par e-mail ou la photo de votre justificatif suffit comme preuve.
De plus, ce système d’archivage vous permet de pouvoir consulter facilement les notes de frais ultérieurement si vous en avez besoin.
Toutes les données sont stockées et sauvegardées dans des centres de données parfaitement sécurisées.
Une solution flexible
Ce qui démarque Expensya c’est sa flexibilité qui lui permet de s’adapter à toute nouvelle demande votre part. Ainsi, vous avez la possibilité d'intégrer des plafonds de dépenses avec la fonctionnalité règles de dépenses. De cette façon, elles sont parfaitement contrôlées.
De plus, si certains de vos collaborateurs sont en déplacement à l’étranger, l’application convertit directement les devises, vous recevrez ainsi leurs dépenses en euros. Cela vous simplifie leur gestion et vous évite d’avoir à multiplier les conversions lorsque vous traitez les notes de frais.