Si pas de problématique, pas de réunion.
Réunir des managers pendant 1h juste pour relayer des informations est une perte de temps et donc d'argent. Des réunions informatives doivent rester exceptionnelles et uniquement pour présenter un changement de politique, un nouveau projet capital pour l'entreprise. Dans ces cas de figure, elles ne durent pas 1h mais plutôt 15 minutes. Pour tout autre échanges d'informations, privilégiez un autre support qui autorise vos collaborateurs à présenter et/ou s'informer selon leurs disponibilités.
Vous souhaitez donc organiser une réunion car vous rencontrez une problématique. Il faut que cette problématique soit clairement définie sans cela votre réunion ne sera pas cadrée.
Moins on est autour de la table, plus on est efficace.
Identifiez les collaborateurs qui sont susceptibles d'amener une valeur ajoutée significative. Ne convoquez qu'une seule personne par service. Chaque participant peut ensuite mobiliser d'autres ressources dans son service.1h Maximum
Définir une heure de début et une heure de fin. Une réunion ne doit pas durée plus d'1 heure. Sachez que d'après sondage Ifop : le temps maximum de concentration des cadres en réunion est de 52 min.Lancez les invitations !
Via un mail, informez vos collaborateurs de la date et des horaires de la réunion. Indiquez les sujets que vous allez aborder. Précisez ce que vous attendez d'eux (ils doivent avoir réfléchi à la question, préparer des documents....).Démarrez à l'heure.
Soyez en avance pour accueillir chaleureusement les participants. Arriver en retard traduit que la réunion n'est pas importante pour vous et donc ne le sera pas plus aux yeux de vos collaborateurs. A l'heure indiquée dans votre mail, fermez la porte de la salle et démarrez la réunion. Ayez une remarque désobligeante pour les retardataires, cela vous aidera à avoir tout le monde à l'heure aux prochains rendez-vous.