"Une demi heure de méditation est essentielle sauf
quand on est très occupé. Alors 1h est nécessaire."
(Saint François De Sales)
Il existe des personnes toujours très occupées, qui passent des journées à 100 km/h, le téléphone vissé à l'oreille, qui arrivent à peine à répondre aux urgences. Ces mêmes personnes semblent abattre des montagnes tous les jours, pourtant la plupart du temps, leur efficacité avoisine le néant.
En tant que manager, analyser votre comportement et celui de vos collaborateurs. Vous trouverez surement, au moins une personne qui correspond à la description ci-dessus. Pour faire grandir votre service, vous devez éradiquer ce type de comportement qui est nuisible et contre productif.
1. Montrer l'exemple
"Charité bien ordonnée commence par soi-même".
Si je ne veux pas que mes collaborateurs agissent dans la précipitation, je ne dois pas agir non plus de la sorte. Etre dynamique, rapide ne veut pas dire précipité. Prendre une décision puis agir vite et bien c'est être efficace, la même chose dans le désordre c'est être brouillon.
Ayez toujours en tête la loi de Murphy (cf. 3 lois pour réussir) et gardez un coup d'avance en anticipant les difficultés. Montrez à vos collaborateurs que vous savez prendre du recul dans les situations critiques et que vous ne foncez pas tête baissée.
Quand depuis quelques minutes/heures tout le service est sous-pression, que malgré les efforts, on est toujours dans l'impasse... forcez votre équipe à faire une pause, utilisez l'humour. Un trait d'esprit peut alléger l'atmosphère et vous pourrez alors amener vos collaborateurs à prendre du recul sur la situation. Ainsi peut émerger une idée originale qui viendra à bout d'une situation de crise.
2. Faire évoluer ses collaborateurs
Voilà, vos collaborateurs ont bien compris que vous savez prendre du recul, vous pouvez réfléchir au "comment" faire les choses. Mais après tout : "mon chef est payé pour ça et n'a pas la charge de travail que j'ai. Moi je ne peux pas, je suis débordé !"
La famille des "débordés" se décompose en deux catégories :
- les désordonnés
- les "je-ne-peux-pas-faire-plus".
On reconnait les désordonnés au fait qu'ils oublient des choses, leur bureau est recouvert de papiers, ils ont du mal à finir un projet.
Ces collaborateurs ont besoin d'aide pour établir une méthode de travail, une organisation adaptée. Lorsque vous leur déléguez une tâche, demandez-leur comment ils comptent s'y prendre. Les désordonnés savent comment faire les choses, ils oublient juste de se poser la question. Amenez-les à réfléchir en amont à qui fait quoi comment et quand.
On reconnaît les "je-ne-peux-pas-faire-plus" au fait qu'ils connaissent leurs tâches quotidiennes parfaitement, sont compétents dans leur travail mais ont toujours une bonne raison pour éviter les réunions, les points avec leur responsable, de prendre part à de nouveaux projets.
Ces collaborateurs fuient les nouvelles tâches par fainéantise et/ou par peur. Ils ont peur des nouveautés, sont à l'aise dans ce qu'ils savent faire et ne souhaitent surtout pas se confronter à de nouvelles difficultés.
Là aussi, changer ce comportement prend du temps. Faîtes des points réguliers avec eux en leur fixant des rdv fréquents.
Bien sûr, un "je-ne-peux-pas-faire-plus" trouvera de nombreux prétextes pour justifier son incapacité à effectuer ces points. Il faudra l'aider, parfois user d'autorité et réorganiser ses priorités pour lui montrer que quand on veut prendre du temps, on peut le faire.
Le but de ces points est de le rassurer sur ses compétences, lui montrer que sans travailler plus longtemps ou plus vite, il pourrait accomplir beaucoup plus en travaillant différemment. Accompagnez-le dans son organisation, dans l'utilisation des ressources dont il dispose (techniques, humaines...). Apprenez-lui à déléguer ! Amenez-le petit à petit à prendre du recul, à prendre des initiatives et surtout à avoir confiance en lui. L'excitation de la nouveauté prendra alors le pas sur ses peurs.
Dans tous les cas, il vous faudra accompagner vos collaborateurs pour les faire grandir. Mais après tout, n'est-ce pas votre rôle ?