Vive le Paperless ! Fini les cartes de visites plein les poches

Comme vous le savez peut-être, je suis adepte du paperless. Non, ce n’est pas une nouvelle religion ou un régime alimentaire à la mode. Nom anglais issu de “Paper” = papier et de “less” = moins, cela signifie tout simplement vivre avec le moins de papier possible. Evernote permet de numériser, archiver et synchroniser l’ensemble de vos documents et d’y avoir accès partout. Je peux depuis mon smartphone, mon ordinateur ou à partir de n’importe quel point d’accès Internet retrouver un papier important (Assurances, Impôts, papiers d’identité…). C’est magique ! Encore faut-il avoir une organisation qui tient la route. A quoi sert d’avoir numériser et archiver l’ensemble de ses documents papiers si on met 2h à retrouver la moindre information. Il y a une semaine, un lecteur de mon blog (il se reconnaîtra ) m’a envoyé un mail pour me conseiller une application : CamCard qui permet de numériser une carte de visite depuis son smartphone, de l’archiver et de la retrouver facilement grâce à une fonction de recherche intelligente. Je l’ai testée, approuvée puis effacée de mon IPhone. Pourquoi ? Evernote remplit déjà cette fonction à merveille. Bien que CamCard soit super intéressant, je préfère avoir le moins d’interfaces différentes possibles, et si la valeur ajoutée n’est pas suffisante, j’efface tout programme ou application de mes terminaux. Je vous révèle aujourd’hui comment je fais pour avoir toutes mes cartes de visites sur mon smartphone en 3 clics.

Capturer la carte de visite

C’est beaucoup plus simple que de capturer un pokemon (même si je ne m’y suis jamais aventuré…). Un client, prospect, fournisseur, collègue vous donne sa carte de visite ? il suffit de la numériser directement grâce à son smartphone. Pour cela, il existe pas mal d’applications qui le permettent. Sur Android, j’utilisais Camscanner et sur Iphone Scannable (by Evernote). Ces applications utilisent l’appareil photo de votre smartphone, détecte le document, le photographie en découpant le contour dudit document. Et bien ça y est ! Evernote a directement inclus cette fonctionnalité dans son application. Vous n’avez qu’à créer une note-photo. Evernote reconnait le document et fonctionne comme les applications traditionnelles mais va beaucoup plus loin. Ainsi, on nous propose de l’enregistrer comme carte de visite. L’éléphant récupère alors directement le nom, le poste, l’entreprise, le numéro de téléphone et l’adresse. Ainsi, votre note – carte de visite sauvegarde la photo mais permet aussi en 1 clic de lancer un appel ou d’envoyer un mail. Un mot me vient à l’esprit : Efficace !

Archiver la carte de visite

Très simple ! Je place ma note-carte de visite dans le carnet de note “Archives” et je lui affecte le tag “Contacts”. Pas la peine de faire un paragraphe plus long, tout est dit. La carte de visite finit dans la corbeille à papiers.

Retrouver sa carte de visite

Là encore, j’ai accès très facilement à mes cartes de visite. Dans Evernote, je clique sur le tag “Contacts” pour filtrer les autres notes. Je lance une recherche en fonction de ce que je me rappelle : le nom de la personne, l’entreprise, le poste… et Evernote me filtre encore les notes pour n’avoir accès qu’aux cartes qui m’intéressent. En plus, mon application préférée est capable de reconnaître les caractères à l’intérieur des photos et permet des recherches intelligentes. Il m’arrive même de noter à la main un nom, un numéro de téléphone et l’entreprise sur un post-it puis de l’archiver de la même manière. Evernote est aussi capable de faire des recherches à partir de notes manuscrites ! C’est une petite astuce mais super efficace pour qui possède de nombreuses cartes de visites. Avez-vous une meilleure méthode pour être paperless ?